【データ処理入門(1)】スプレッドシート関数の使い方~「vlookup」を使用したデータ検索

RPAのデータ前処理に活用できる、スプレッドシート関数の実践的な使い方を紹介していきます。

今回は「vlookup」を使用してデータの検索を行います。テーブルデータの中から、指定した条件に該当するデータを検索したい場合などに活用できます。

実際には、スクリプト(プログラム)を書いて、データを検索することもできます。しかし、数千件や数万件のデータを扱う場合は、大量のデータをメモリに読み込む必要があり、処理の負荷が大きくなることもあります。

すべての処理をRPAやスクリプトで行うのは非効率です。スプレッドシートを利用する場合は、極力スプレッドシート関数で処理した方がよいと考えます。

RPAでは、クラウド上のシステムや基幹システムからダウンロードしたCSVデータなどをスプレッドシートやExcelシートに貼り付けた後に、担当者や製品に関するデータを検索することがよくあります。

では、vlookupを使ったデータ検索を行ってみましょう。

vlookupを使ったデータ検索

今回作成するスプレッドシートの全体像は下図のようになります。

spreadsheet

検索したいID番号を入力すると、該当するID番号の氏名と部署を出力するようになっています。

テーブルデータ

テーブルデータは、「ID」「氏名」「部署」の3つの項目から成ります。A~C列に記入します。

検索条件

検索したいID番号を「F2」セルに記入してもらいます。

結果

該当するID番号の氏名と部署が出力されます。

「氏名」を出力する「F5」セルには、以下の式を記入します。

=vlookup(F2,A:C,2,false)

name

「部署」を出力する「F6」セルには、以下の式を記入します。

=vlookup(F2,A:C,3,false)

department

vlookupの説明

スプレッドシート関数の「vlookup」は以下のような式で構成されます。

vlookup(“検索したい値”, “検索対象のデータ範囲”, “出力したい項目の列番号”, “検索オプション”)

それぞれの引数(パラメータ)は以下の通りに設定します。

引数 説明
【第1引数】検索したい値 検索したい値を記入します。今回は検索IDの値になるので、「F2」セルを指定します。
【第2引数】検索対象のデータ範囲 検索対象のデータ範囲を記入します。今回はテーブルデータがある「A:C」の範囲を指定します。なお、実際にデータがある「A6:C6」としてもよいですが、データが増減した場合に都度修正が必要になります。
【第3引数】出力したい項目の列番号 出力したい項目の列番号(先頭列からカウント)を記入します。今回は「氏名」を出力する場合は2列目、「部署」を出力する場合は3列目を指定します。
【第4引数】検索オプション 検索オプションとして「true」と「false」を記入します。基本的には「false」にしておきます。「false」は、検索したい値と完全一致した場合のみ結果を出力するようになります。

まとめ

今回は「vlookup」を使用してデータの検索を行いました。

押さえておきたいポイントとしては、

  • データ検索では「vlookup」が使える
  • すべてRPAやスクリプトで処理をしない
  • スプレッドシート関数が使える場合は積極的に使う
  • レコード内の単項目を取得する場合は「vlookup」を使う

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